Inbox Tim
Satu nomor WhatsApp untuk seluruh CS dan sales, dengan penanggung jawab di setiap chat.
Satu nomor WhatsApp dipakai bersama oleh seluruh CS dan sales, dengan penanggung jawab yang jelas di setiap chat.
Kenapa Inbox bersama
Tanpa Inbox bersama, satu nomor bisnis biasanya dipegang satu HP. Yang lain menunggu giliran, chat terlewat saat pemegangnya libur, dan tidak ada yang tahu siapa yang sedang membalas siapa.
Di Inbox, setiap anggota tim membuka chat yang sama dari browser masing-masing. Setiap chat punya penanggung jawab, jadi dua orang tidak membalas pelanggan yang sama dengan jawaban berbeda.
Buka dari menu CRM → Inbox.
Status chat
| Status | Artinya | Kapan dipakai |
|---|---|---|
| Terbuka | Perlu ditangani | Chat baru, atau pelanggan membalas lagi |
| Menunggu | Bola di pihak pelanggan | Anda sudah menjawab dan menunggu balasan |
| Ditahan | Sengaja diparkir | Menunggu stok, persetujuan atasan, atau jadwal |
| Selesai | Urusan tuntas | Pertanyaan terjawab atau transaksi selesai |
Chat yang sudah Selesai otomatis terbuka lagi bila pelanggan mengirim pesan baru.
Siapa memegang chat
Ada tiga cara chat mendapat penanggung jawab:
- Ambil sendiri — tekan Ambil chat di chat yang belum dipegang siapa pun.
- Ditugaskan — owner atau admin menugaskan chat ke anggota tertentu.
- Round-robin — chat baru dibagikan bergiliran ke anggota yang sedang tersedia. Aktifkan di Pengaturan CRM → Jam & pesan otomatis. Di sana juga bisa diatur batas chat terbuka per agen, supaya satu orang tidak kebanjiran sementara yang lain kosong.
Mode Istirahat
Anggota yang sedang istirahat atau selesai shift bisa mengubah dirinya menjadi Istirahat. Selama itu ia tidak menerima chat baru dari round-robin. Chat yang sudah ia pegang tetap miliknya. Tekan Tersedia lagi untuk kembali menerima chat.
Alat di dalam chat
| Alat | Gunanya |
|---|---|
| Label | Menandai chat, misalnya Komplain atau Reseller. Label juga bisa dipakai untuk segmen dan pemicu otomasi |
| Prioritas | Mendesak, Tinggi, Sedang, Rendah, untuk mengurutkan antrean |
| Catatan internal | Pesan untuk rekan setim. Tidak pernah terkirim ke pelanggan |
| Balasan cepat | Jawaban tersimpan yang tinggal dipilih, bisa beserta lampiran. Kelola di Pengaturan CRM → Balasan cepat |
| Lampiran | Gambar, dokumen, dan berkas lain |
| Follow-up | Menjadwalkan pengingat untuk chat ini. Lihat Tugas & Follow-up |
| Deal | Membuat atau membuka deal kontak ini tanpa meninggalkan chat. Lihat Pipeline & Deal |
| Tagihan | Mengirim tagihan QRIS/VA di chat. Lihat Kasir di Chat |
Pesan yang gagal terkirim ditandai di chat dan bisa dikirim ulang dengan satu klik.
Aksi massal
Centang hingga 50 chat di daftar untuk menugaskan, mengubah status atau prioritas, serta memasang atau melepas label sekaligus. Berguna untuk merapikan antrean di akhir hari.
Memulai chat lebih dulu
Buka kontak di menu Kontak, lalu tekan Mulai chat. Chat baru terbuka di Inbox dengan Anda sebagai penanggung jawab.
Memulai chat ke banyak nomor sekaligus bukan tugas Inbox. Gunakan Kampanye, yang mengirim bertahap dengan jeda supaya nomor Anda tidak dibatasi WhatsApp.
Jam operasional dan pesan otomatis
Di Pengaturan CRM → Jam & pesan otomatis, atur jam kerja tim dan pesan yang dikirim otomatis:
- Pesan sambutan untuk kontak yang mengirim pesan.
- Pesan di luar jam operasional, supaya pelanggan tahu kapan akan dibalas. Dikirim paling banyak sekali per kontak per 12 jam.
Bila keduanya berlaku bersamaan, pesan sambutan yang didahulukan. Keduanya bisa memakai isian seperti {nama} dan {nama_bisnis}.
Kuota
Balasan manual dari Inbox tidak pernah memakai kuota pesan otomatis bulanan dan tidak dibatasi jumlahnya. Lihat Batas & Kuota.
Saat nomor terputus
Bila nomor WhatsApp terputus, Inbox menolak pengiriman dan menampilkan pemberitahuan. Pesan masuk tetap tercatat begitu nomor tersambung lagi. Sambungkan lagi nomornya di menu Nomor WhatsApp. Lihat Menautkan Nomor.
Pertanyaan seputar artikel ini?
Tim dukungan teknis kami siap menjawab pertanyaan implementasi Anda.